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Élaboration de systèmes pour gérer la fonction formation

Quelle que soit la taille de l’organisation, la fonction formation à l’interne est plus efficace lorsqu’elle est soutenue et gérée grâce à des systèmes et à des processus. En utilisant des systèmes et des processus intuitifs pour bien classer le contenu de la formation, les données des employés, la description de la formation suivie ainsi que le matériel de soutien, on permet à la fonction formation de se déployer le plus efficacement possible, ce qui favorise l’apprentissage et le perfectionnement des employés.

• Élaboration d’un système de gestion de l’apprentissage
  Il peut sembler intimidant d’utiliser un système de gestion de l’apprentissage (SGA) pour soutenir électroniquement l’administration, la documentation, le suivi et les rapports relatifs à la formation interne. Les SGA sont souvent considérés comme un luxe — on croit que seules les organisations plus importantes, plus novatrices et tournées vers l’avenir peuvent se permettre d’acheter et de mettre en œuvre de tels systèmes. Il se peut qu’une grande proportion de services publics qui utilisent présentement les SGA pour soutenir leur fonction formation soient plus importants pour ce qui est de la taille; toutefois, les principes de base qui sous-tendent l’utilisation d’un SGA peuvent être appliqués aux organisations et aux services publics de toute taille.
  
  Le principal avantage d’un SGA est la capacité d’héberger électroniquement, en un seul endroit, des renseignements essentiels au sujet de la formation. Le SGA peut être intégré à d’autres programmes de l’organisation, afin de partager de l’information. Pour les organisations dont le budget ne leur permet pas d’acheter des logiciels de pointe en matière de SGA, il existe plusieurs logiciels libres : Moodle, Dokeos, ATutor, Open e-LMS et eFront ne sont que quelques exemples des nombreuses options abordables qui offrent les avantages d’un SGA. Avant d’acheter un logiciel, toutes les organisations doivent faire une recherche pour connaître les logiciels disponibles et pour s’assurer qu’elles prennent une décision éclairée quant au SGA qui répondra à leurs besoins spécifiques.

• Mise sur pied de comités de formation de l’entreprise
  Les comités de formation qui regroupent tous les intervenants de la fonction formation à l’interne constituent un moyen efficace pour s’assurer que la formation répond aux besoins décelés, pour cerner les domaines nécessitant une amélioration et pour évaluer la fonction formation.
  
  Les employés de nombreux niveaux sont concernés par la fonction formation à l’interne : cadres supérieurs qui donnent souvent l’approbation pour la formation, personnel RH, concepteurs et coordonnateurs de la formation, superviseurs et gestionnaires, et apprenants (qui varient selon la formation dispensée). Il est crucial que les comités de formation de l’entreprise soient capables de se réunir régulièrement, selon ce qui est prescrit, tout au long du cycle de formation (c.-à-d., analyse, conception, développement, mise en œuvre et évaluation), afin de discuter de la fonction formation et des préoccupations, et d’améliorer la fonction formation à l’interne. Tous les groupes d’intervenants offrent différents points de vue en examinant la situation sous des angles différents, mais tous contribuent également au succès de la fonction formation à l’interne.